Registrul general de evidenta al salariatilor

• Codul muncii;

• Hotarârea Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenta a salariatilor – REGES-ONLINE, publicata în Monitorul Oficial nr. 279 din 31 martie 2025.

• Ordinul nr. 1.107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completarii, transmiterii si interogarii datelor în/din Registrul general de evidenta a salariatilor – REGES-ONLINE.

Începând cu data de 1 aprilie 2025, Inspectia Muncii a pus la dispozitia angajatorilor un nou sistem informatic al Registrului general de evidenta a salariatilor.

Potrivit art. 11 din Hotarârea Guvernului nr. 295/2025, angajatorii au obligatia de a se înregistra în platforma REGES-ONLINE pânâ cel târziu la data de 30 septembrie 2025. Nerespectarea acestei obligatii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda cuprinsa între 15.000 lei si 20.000 lei.

Prin art. IV din O.U.G. nr. 46/2025 publicata Monitorul Oficial nr. 863 din 19 septembrie 2025, termenul pentru accesul în REGES-ONLINE a fost prelungit pâna la data de 31 decembrie 2025.

Ordinul MMFTSS nr. 2.143/7 octombrie 2025, publicat în Monitorul Oficial nr. 935 din 9 octombrie 2025, a modificat anexa la Ordinul nr. 1.107/2025 pentru a corela procedura cu prelungirea termenului.

În acelasi termen (31 decembrie 2025), angajatorii trebuie sa completeze si sa transmita toate elementele obligatorii pentru contractele individuale de munca active care nu se regasesc în ReviSal. Aceasta obligatie, daca nu este adusa la îndeplinire, se sanctioneaza cu amenda între 5.000 lei si 10.000 lei.

2. Noile elemente

Contractele existente în sistemul actual (ReviSal) sunt preluate automat în noua platforma dupa aprobarea cererii de acces. Totusi, elementele suplimentare, care nu fac parte din vechiul sistem, trebuie completate pentru fiecare salariat manual ori printr-o aplicatie conceputa în acest sens.

Exemplu

Nivelul de studii – care nu este un câmp prezent în vechiul registru – trebuie introdus pentru fiecare salariat în REGES-ONLINE pâna la data de 31 decembrie 2025. La fel se va proceda cu fiecare element suplimentar: locul de munca fix sau mobil, judetul si localitatea locului de munca, gradul de handicap, daca este cazul etc.

Elementele noi pe care angajatorii au obligatia sa le înregistreze în REGES-ONLINE sunt:

• grad invaliditate;

• grad hadicap;

• numar de ore pe zi, saptamâna sau luna inclusiv în cazul contractelor individuale de munca cu norma întreaga;

• repartizarea timpului de lucru: uniform, inegal, ture/schimburi, flexibil, individualizat;

• nivel de studii;

• locul de munca, daca este fix sau mobil;

• judetul si localitatea locului de munca;

• suspendarile contractului individual de munca în baza certificatelor medicale.

Dupa înregistrarea în noul sistem, angajatorul înregistreaza în REGES-ONLINE, fie salariatul desemnat cu completarea si transmiterea registrului, fie prestatorul de servicii.

3. Accesul în REGES-ONLINE

Cererea de acces în REGES-ONLINE trebuie sa fie facuta de una dintre aceste persoane:

1. reprezentantul legal al angajatorului;

2. împuternicitul reprezentantului legal.

Aceste persoane trebuie sa se autentifice in REGES-ONLINE printr-una dintre urmatoarele modalitati:

1. 1. prin utilizarea identitatii digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicatia ROeID;

   2. prin utilizarea unui certificat digital calificat, în conditiile Legii nr. 214/2024 privind utilizarea semnaturii electronice, a marcii temporale si prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea;

   3. prin obtinerea aprobarii unei solicitari de activare a contului, pâna la obtinerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de munca caruia i se adreseaza la ghiseu, în baza identificarii vizuale si verificarii cartii de identitate a solicitantului.

ATENTIE!

Contul validat la ghiseu are o valabilitate de doar 30 de zile. Prin urmare, autentificarea cu identitatea digitala RoeID sau cu semnatura digitala sunt modalitatile cele mai indicate pentru accesarea sistemului.

1) Formularea cererii de acces de catre reprezentantul legal al angajatorului

a) Reprezentantii legali ai angajatorilor înregistrati la Oficiul National al Registrului Comertului

Autorizarea se realizeaza automat de catre sistem, prin verificarea în RECOM a calitatii solicitantului.

b) Reprezentantii legali ai angajatorilor neînregistrati la Oficiul National al Registrului Comertului

Pentru reprezentantii legali ai angajatorilor neînregistrati la ONRC, autorizarea se face prin încarcarea în portal a urmatoarelor documente, pe care se aplica semnatura digitala pentru certificarea conformitatii cu originalul, si anume: hotarârea judecatoreasca de înfiintare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscala, actul care atesta calitatea de reprezentant legal al solicitantului.

2) Formularea cererii de acces de catre împuternicitul reprezentantului legal al angajatorului

Reprezentantul legal al angajatorului poate împuternici pentru formularea cererii de acces în REGES-ONLINE:

1. o persoana fizica împuternicita cu procura notariala;
2. pe reprezentantul legal al prestatorului de servicii.

Pentru împuternicitii desemnati de reprezentantii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încarcarea în portal a urmatoarelor documente, pe care se aplica, de catre respectivii împuterniciti, semnatura digitala pentru certificarea conformitatii cu originalul, si anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscala, hotarârea judecatoreasca de înfiintare sau alt act constitutiv.

În cazul în care împuternicitul este o persoana fizica, alta decât reprezentantul legal al prestatorului de servicii, este necesara împuternicire notariala din care rezulta ca persoana fizica este împuternicita sa creeze contul de acces al angajatorului în REGESONLINE.

În cazul în care împuternicitul este reprezentantul legal al prestatorului de servicii, este necesar contractul de prestari-servicii/actul aditional la acesta din care rezulta obligatia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în REGES-ONLINE.

Problema

Administratorului firmei a solicitat accesul în REGES-ONLINE si, ulterior, a fost revocat din functie si un alt administrator a fost numit. Fostul administrator are în continuare acces în REGES, desi mandatul i-a încetat. Cum putem proceda ca fostul administrator sa nu mai detina acces în sistemul REGES, iar noul administrator sa obtina accesul?

Raspuns

1. Obtinerea accesului de catre noul administrator

Noul administrator îsi creeaza cont în REGES si îl valideaza cu semnatura digitala sau solicita identitatea digitala ROeID.

Numirea noului administrator trebuie sa fie înregistrata la Registrul Comertului. Daca nu este înregistrata, sistemul nu permite accesul, deoarece nu îl recunoaste ca reprezentant legal.

2. Încetarea delegarii fostului administrator Dupa autentificare, noul administrator:

   • Acceseaza REGES → Registre → Delegati.

   • Identifica numele fostului administrator.

   • Selecteaza „Încetare delegare”.

   • Completeaza data încetarii si confirma.

Efect: fostul administrator nu mai apare în lista delegatilor si nu mai are drepturi în REGES.

3. Delegarea unui salariat

Se întocmeste decizie interna prin care un salariat este desemnat sa completeze si sa transmita datele în REGES, precizându-se daca este „Angajat” sau „Angajat cu drept de delegare”.

În REGES: Registre → Delegare → la Tip delegat, se selecteaza optiunea corespunzatoare deciziei → Transmitere.

4. Obligatia de a înfiinta Registrul general de evidenta a salariatilor

Potrivit art. 34 din Codul muncii, republicat, fiecare angajator are obligatia de a înfiinta un registru general de evidenta a salariatilor.

Registrul general de evidenta a salariatilor se completeaza si se transmite inspectoratului teritorial de munca în ordinea angajarii si cuprinde elementele de identificare ale tuturor salariatilor, data angajarii, functia/ocupatia conform specificatiei Clasificarii ocupatiilor din România sau altor acte normative, nivelul si specialitatea studiilor absolvite, tipul contractului individual de munca, salariul, sporurile si cuantumul acestora, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, perioada detasarii si data încetarii contractului individual de munca.

Conform prevederilor H.G. nr. 295/2025, angajatorii pot delega obligatia de a înfiinta registrul unitatilor fara personalitate juridica cum sunt punctele de lucru sau sucursalele, cu conditia ca anterior sa fi delegat acestor unitati competenta încadrarii personalului prin încheierea contractelor individuale de munca.

În aceste cazuri, registrul general de evidenta a salariatilor se va pastra în forma electronica la sediul sucursalei, agentiei, sucursalei, punctului de lucru etc. care a primit delegatia de a-l completa.

Prin urmare, angajatorul care are salariati ce presteaza activitate la punctele de lucru poate opta între:

• înregistrarea salariatilor care îsi desfasoara activitatea la punctele de lucru în registrul general de evidenta a salariatilor de la sediul social;

• delegarea catre punctul de lucru a competentei încadrarii personalului prin încheierea de contracte individuale de munca si a competentei înfiintarii Registrului.

În situatia in care societatea a delegat punctului de lucru competenta încadrarii personalului si competenta de a înfiinta Registrul general de evidenta a salariatilor înseamna ca salariatii sunt înregistrati în registrul punctului de lucru.
Punctul de lucru trebuie sa solicite accesul în REGES-ONLINE.
În REGES-ONLINE va aparea urmatorul mesaj:
„Se vor atasa documente doveditoare a calitatii de reprezentant legal sau împuternicit pentru toti angajatorii care NU sunt înregistrati la ONRC”.

Pentru reprezentantii legali ai sucursalelor fara personalitate juridica, dar care au primit drept de încheiere CIM si drept de transmitere date în REGES, autorizarea se face cu prezentarea la ITM a urmatoarelor documente: acte care dovedesc calitatea solicitantului, CIF sucursala, certificat ONRC angajator parinte, delegarea de drepturi de transmitere în REGES.
Dupa aprobarea accesului în REGES-ONLINE, salariatii se vor gasi în sistem, urmând sa se înregistreze pentru fiecare element nou pâna la data de 30 septembrie.

În caz de modificare a locului muncii de la punctul de lucru la sediul social, se poate înregistra transferul salariatilor dintr-un registru în altul.

5. Cine completeaza si transmite Registrul general de evidenta a salariatilor?

Conform H.G. nr. 295/2025, completarea si transmiterea datelor în REGES-ONLINE, precum si prelucrarea acestora se poate realiza:

1. fie de catre unul sau mai multi salariati, desemnati prin decizie scrisa de catre angajator;

2. fie de prestatori de servicii. Angajatorul poate contracta serviciul de completare si transmitere a datelor în REGES-ONLINE, prin încheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori de servicii, cu respectarea obligatiilor legale privind protectia datelor cu caracter personal.

H.G. nr. 295/2025 stabileste ca, în REGES-ONLINE completarea si transmiterea datelor se poate face doar de catre un salariat al angajatorului cu contract individual de munca activ ori de catre un salariat cu contract individual de munca activ al prestatorui de servicii. Cu toate acestea, sistemul permite completarea si transmiterea datelor si de catre reprezentantul legal al angajatorului, de împuternicitul acestuia si de reprezentantul legal al prestatorului de servicii.

Mentionam ca nu este reglementata o sanctiune contraventionala pentru completarea si transmiterea datelor în REGES-ONLINE de catre alte persoane decât cele premise de H.G. nr. 295/2025.

ATENTIE!

Institutiile si autoritatile publice nu pot contracta serviciul de completare si transmitere a registrului prin încheierea de contracte de prestari servicii cu prestatori înregistrati la inspectoratele teritoriale de munca.
În cazul acestor angajatori, completarea si transmiterea Registrului se realizeaza de persoanele care au prevazuta aceasta atributie în fisa postului.

1. Desemnarea scrisa a unui salariat

Angajatorul poate desemna pentru completarea si transmiterea datelor în REGES– ONLINE un salariat activ înregistrat în Registru.
Diferenta dintre angajat si angajat cu drept de delegare consta în faptul ca angajatul cu drept de delegare poate delega, la rândul lui, un alt salariat în timp ce angajatul fara drept de delegare nu poate delega.

Salariatii desemnati cu completarea si transmiterea datelor în REGES-ONLINE se înregistreaza în REGES-ONLINE la rubrica Delegare.